آموزش کاهش حجم فایل ورد با ۵ روش ساده همراه با تصویر

گاهی فایل های ورد در نهایت حجم بسیار زیادی می گیرند، و دلیل زیاد شدن حجم آن ها می تواند تصاویری باشد که در فایل گنجانده شده اند. در این مقاله با پنج روش ساده به شما آموزش می دهیم که چگونه حجم فایل های ورد را کاهش دهید.

برای کاهش حجم فایل های ورد باید تصاویر به نحو مناسب در فایل گنجانده شوند، تصاویر فشرده شوند، نسخه های بازیابی خودکار حذف شوند، ریز عکس ها غیرفعال شوند، و فونت های به کار رفته غیرفعال شوند.

در ادامه روش انجام این پنج شیوه کاهش حجم فایل ورد را آموزش می دهیم.

جای گذاری مناسب تصاویر برای کاهش حجم فایل ورد

  • گزینه Insert

جای گذاری مناسب تصویر

تب Insert در بالای صفحه را باز کنید تا گزینه های متعددی برای شما به نمایش در بیاید.

برای گذاشتن تصاویر در ورد بهتر است به جای کپی و پیست از این گزینه استفاده شود. زیرا هنگامی که کپی می کنید، عکس فشرده نمی شود، نوع فایل تغییر می کند، و اطلاعات اضافه ای وارد ورد می شود که تنها حجم آن را افزایش می دهند.

  • گزینه Pictures

جای گذاری مناسب تصویر

این گزینه در بالای صفحه و در کنار گزینه جدول قرار دارد. هنگامی که روی این گزینه کلیک کنید، پنجره ای باز می شود که در آن می توانید عکس مورد نظرتان را انتخاب کنید.

در سیستم عامل Mac، فشردن این گزینه منویی را باز می کند، که در این منو باید گزینه …Picture from File را انتخاب کنید.

  • انتخاب تصویر

جای گذاری مناسب تصویر

با استفاده از پنجره ای که باز شده، به مکان تصویر مورد نظرتان بروید و با کلیک بر روی آن، آن را انتخاب کنید.

  • افزودن تصویر

جای گذاری مناسب تصویر

در گوشه پایین سمت راست پنجره، گزینه Insert را انتخاب کنید تا تصویر را به صورت سازگار با فایل ورد و بدون انتقال داده های غیر ضروری، در آن جای گذاری کند.

فشرده سازی تصاویر برای کاهش حجم فایل ورد

  • انتخاب تصویر

فشرده سازی تصاویر

بر روی یک تصویر در فایل ورد کلیک کنید تا انتخاب شود. سپس منوی Format در نوار آبی بالای صفحه باز خواهد شد.

در سیستم عامل Mac نام این تب Picture Format است.

  • گزینه فشرده سازی

فشرده سازی تصاویر

از قسمت بالا سمت چپ منوی بالای ورد، گزینه Compress Picture را انتخاب کنید.

اگر از نسخه های قدیمی تر ورد استفاده می کنید، از بالا گزینه Format را انتخاب کنید، و سپس از منویی که باز می شود، بر گزینه Compress Image کلیک کنید.

  • تعیین تصاویر برای فشرده سازی

فشرده سازی تصاویر

اگر می خواهید تمام تصاویر داخل فایل ورد را فشرده کنید، گزینه Apply only to this picture را غیرفعال کنید. اگر می خواهید فقط تصویری که در ابتدا انتخاب کردید فشرده شود، این گزینه را فعال کنید.

اگر تصویری را برش زده اید، می توانید با فعال کردن گزینه Delete cropped areas of pictures قسمت های برش زده را حذف کنید. این کار حجم فایل را کم می کند، اما دیگر قادر به تنظیم برش ها نخواهید بود.

  • وضوح تصویر

فشرده سازی تصاویر

با کلیک بر دایره های کنار گزینه ها، می توانید یکی از آن ها را به عنوان وضوح تصویر خود انتخاب کنید. وضوح تصویر از HF که بالاترین وضوح است، تا Email که پایین ترین وضوح را دارد، متغیر است. هر چه عدد PPI کمتر باشد، وضوح و حجم تصویر کمتر می شود، اما کیفیت عکس هم کاهش می یابد.

اگر وضوح تصویر شما از گزینه های موجود کمتر باشد، برخی از گزینه ها برای شما فعال نخواهند بود.

وضوح PPI کمتر برای نمایش در مانیتور طراحی شده است، و اگر آن را چاپ کنید تصویر تیره و تار خواهد بود.

  • اتمام کار

فشرده سازی تصاویر

در قسمت پایین پنجره گزینه OK را انتخاب کنید. به این صورت عکس های شما فشرده شده و باعث کاهش حجم فایل ورد می شوند.

حذف نسخه های بازیابی خودکار برای کاهش حجم فایل ورد

  • گزینه File

حذف نسخه های بازیابی خودکار

در قسمت بالای ورد، اولین گزینه از سمت چپ File است. بر روی آن کلیک کنید.

  • گزینه Info

حذف نسخه های بازیابی خودکار

در صفحه ای که باز می شود، اولین گزینه در ستون آبی کنار صفحه Info است. بر روی آن کلیک کنید.

  • گزینه Manage Document

حذف نسخه های بازیابی خودکار

در صفحه جدیدی که باز می شود این گزینه را مشاهده خواهید کرد. بر روی آن کلیک کنید تا یک منو باز شود.

  • حذف نسخه های ذخیره نشده

حذف نسخه های بازیابی خودکار

گزینه دوم به نام Delete All Unsaved Documents را انتخاب کنید. با این کار تمام کپی های نسخه های ذخیره نشده بازیابی خودکار از فایل شما پاک می شوند، و همین باعث کاهش حجم فایل ورد می شود.

غیر فعال کردن ریز عکس ها برای کاهش حجم فایل ورد

  • گزینه File

غیر فعال کردن ریز عکس ها

در قسمت بالای ورد، اولین گزینه از سمت چپ File است. بر روی آن کلیک کنید.

  • گزینه Info

غیر فعال کردن ریز عکس ها

در صفحه ای که باز می شود، اولین گزینه در ستون آبی کنار صفحه Info است. بر روی آن کلیک کنید.

  • گزینه Properties

غیر فعال کردن ریز عکس ها

در قسمت بالا سمت راست صفحه این گزینه را مشاهده می کنید. با کلیک بر آن یک منوی تک گزینه ای به نام Advanced Properties باز می شود. بر روی آن کلیک کنید.

  • تب Summary

غیر فعال کردن ریز عکس ها

در پنجره ای که باز می شود، دومین تب به نام Summary را باز کنید.

  • حذف ریز عکس ها

غیر فعال کردن ریز عکس ها

در پایین پنجره گزینه Save Thumbnails for All Word Documents را غیر فعال کنید و OK را بزنید. اگر فایل ورد شما عکس های زیادی داشته باشد، با این کار می توانید حجم فایل ورد را کاهش دهید.

غیرفعال کردن فونت ها برای کاهش حجم فایل ورد

  • گزینه File

غیرفعال کردن فونت ها

در قسمت بالای ورد، اولین گزینه از سمت چپ File است. بر روی آن کلیک کنید.

  • گزینه Options

غیرفعال کردن فونت ها

آخرین گزینه از ستون آبی سمت چپ صفحه به نام Options را باز کنید. با انتخاب این گزینه، تنظیمات اصلی مایکروسافت ورد باز می شود.

  • گزینه Save

غیرفعال کردن فونت ها

با فشردن گزینه Save در ستون سمت چپ صفحه، تمام گزینه هایی که برای شخصی سازی نحوه ذخیره فایل ورد به کار می روند، در سمت راست صفحه نمایش داده می شوند.

  • حذف فونت های استفاده شده

غیرفعال کردن فونت ها

در پایین صفحه گزینه Embed Fonts in the file را غیر فعال کنید. با غیر فعال کردن این گزینه، فونت هایی که در کامپیوتر وجود ندارند، در فایل ذخیره نمی شوند. بنابراین اگر از فونت های غیر معمول استفاده کرده باشید، این کار باعث کم شدن حجم فایل ورد می شود.

  • گزینه OK

غیرفعال کردن فونت ها

در پایین صفحه گزینه OK را بزنید تا تغییراتتان در مایکروسافت ورد ذخیره شود.

اگر برای کاهش حجم فایل ورد از این روش استفاده می کنید، در فایل باید به جای فونت های اضافه شده به ورد، از فونت های معمول استفاده کنید تا کاربران دیگر برای دیدن فایل شما دچار مشکل نشوند.

نوشته آموزش کاهش حجم فایل ورد با ۵ روش ساده همراه با تصویر اولین بار در کارمند کنترل. پدیدار شد.